Compliance-Thema: Aufbewahrungspflichten

Selbstverständlich können Sie mit der ELO ECM Suite die geltenden Aufbewahrungspflichten erfüllen. In der Regel genügt dafür aber nicht eine Bescheinigung des Herstellers, sondern es wird eine Verfahrensdokumentation zusätzlich benötigt (s.u.). Die Herstellerinformationen finden Sie hier:

•  Informationen zu ISO-Standards und gesetzlichen Anforderungen weltweit
•  Prüfbescheinigung über Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften mit der ELO ECM Suite 21
•  GoBD-Konformitätserklärung hinsichtlich der ELO Softwarelösungen

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Compliance-Thema: E-Rechnungen

Selbstverständlich sind Sie mit der ELO ECM Suite bestens aufgestellt, wenn ab dem 01.01.2025 der Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in Deutschland vorgeschrieben ist. Die Business Solution ELO Invoice und das Modul ELO for DATEV können bereits jetzt die zulässigen Formate verarbeiten. Zusätzlich wird immer auch eine Verfahrensdokumentation benötigt (s.u.). Weitere Informationen finden Sie hier:

•  Foliensatz zum webinar[at]idnds „Bestens vorbereitet auf die E-Rechnung“ (26.04.2024)   Aufzeichnung des Webinars – hier.

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Compliance-Thema: Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation (VFD) wird von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gefordert. Somit ist die Verfahrensdokumentation Pflicht!
Dies wird in der GoBD seit 2015 (früher: GoB, GoBS, GDPdU) ausführlich beschrieben.
Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wurde zuletzt geändert am 11.03.2024 (Anpassung PDF).

Die Anforderung einer Verfahrensdokumentation gehört nahezu zum Standard bei den steuerlichen Betriebsprüfungen. Wer keine entsprechende Dokumentation vorlegt, handelt sich ziemlich sicher einen Minuspunkt auf der Liste des Prüfers ein. Das kann zu Strafen (Ordnungsgeld) und im schlimmsten Fall zur „Schätzung“ der Besteuerungsgrundlagen führen. Deshalb benötigt jeder Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation.

Unabhängig davon, ob Sie ein ECM – wie z.B. ELO – einsetzen, ist es im Interesse des Unternehmens seine Prozesse zu kennen und zu dokumentieren. Prüfen Sie in Ihrem Unternehmen doch einmal, ob zu den wichtigen Teilbereichen bereits Informationen vorliegen:

– Belegablage (inkl. Datensicherungskonzept)
– Prozessbeschreibung (z.B. Zahlungsverkehr)
– Dokumentation zum (Beleg-)Ersetzenden Scannen
– Dokumentation der „vor- und nachgelagerten Systeme“
– Dokumentation zur Kassenführung (sofern vorhanden)
– Dokumentation „Corona“ (Änderung der Prozesse, Änderung Steuersatz, u.v.m.)

Eine Prozessdokumentation erstellen und pflegen, ist ein Gewinn für das Unternehmen, keine unnötige Belastung. Ein internes Kontrollsystem (IKS) gehört selbstverständlich dazu.

Wann starten Sie Ihr Projekt Verfahrensdokumentation ? Wir unterstützen Sie dabei gerne.
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