Compliance-Thema: Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation (VFD) wird von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gefordert. Somit ist die Verfahrensdokumentation Pflicht! Dies wird in der GoBD seit 2015 (früher: GoB, GoBS, GDPdU) ausführlich beschrieben.

Die Anforderung einer Verfahrensdokumentation gehört nahezu zum Standard bei den steuerlichen Betriebsprüfungen. Wer keine entsprechende Dokumentation vorlegt, handelt sich ziemlich sicher einen Minuspunkt auf der Liste des Prüfers ein. Deshalb braucht jeder Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation.

Unabhängig davon, ob Sie ein ECM – wie z.B. ELO – einsetzen, ist es im Interesse des Unternehmens seine Prozesse zu kennen und zu dokumentieren. Prüfen Sie in Ihrem Unternehmen doch einmal, ob zu den wichtigen Teilbereichen bereits Informationen vorliegen:

– Belegablage (inkl. Datensicherungskonzept)
– Prozessbeschreibung (z.B. Zahlungsverkehr)
– Dokumentation zum (Beleg-)Ersetzenden Scannen
– Dokumentation der „vor- und nachgelagerten Systeme“
– Dokumentation zur Kassenführung (sofern vorhanden)
– Dokumentation „Corona“ (Änderung der Prozesse, Änderung Steuersatz, u.v.m.)

Eine Prozessdokumentation erstellen und pflegen, ist ein Gewinn für das Unternehmen, keine unnötige Belastung. Ein internes Kontrollsystem (IKS) gehört selbstverständlich dazu.

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